Projektų administravimas

Projektas nesibaigia gavus finansavimą

Gavus sprendimą skirti finansavimą prasideda projekto įgyvendinimas. Nuo šio momento svarbus kiekvienas terminas, pirkimas, mokėjimas ir dokumentas. Net ir gerai parengtas projektas gali susidurti su sunkumais, jeigu investicijos perkamos ne taip, kaip buvo numatyta, pakeitimai atliekami jų nesuderinus arba ataskaitos paliekamos paskutinei dienai.

Administruodami projektą prižiūrime visą jo įgyvendinimo eigą: nuo patvirtintų dokumentų peržiūros ir darbų plano iki mokėjimo prašymų, ataskaitų, projekto pakeitimų, atsakymų institucijoms ir kontrolės laikotarpio įsipareigojimų. Klientas turi žinoti, ką reikia padaryti, iki kada ir kokius dokumentus išsaugoti.

Projektų rengimas padeda gauti finansavimą. Projektų administravimo tikslas – tinkamai įgyvendinti tai, kas buvo patvirtinta, atsiskaityti už panaudotas lėšas ir neprarasti skirtos paramos.

Ką apima projektų administravimas

Patvirtinto projekto peržiūra

Pirmiausia perskaitome paraišką, verslo planą, finansavimo sprendimą ar sutartį, patvirtintus pakeitimus ir susirašinėjimą su institucija. Išskiriame investicijas, terminus, projekto rodiklius, atrankos balais prisiimtus įsipareigojimus ir kitas sąlygas, kurių reikės laikytis.

Ši peržiūra ypač svarbi perimant kito konsultanto parengtą ar jau pradėtą projektą. Pirmiausia turime suprasti tikrąją situaciją: kas jau padaryta, ko trūksta ir kur gali būti rizika.

Įgyvendinimo planas ir terminai

Sudarome aiškų projekto darbų planą. Jame numatome pirkimų, mokėjimų, mokėjimo prašymų, ataskaitų ir kitų įsipareigojimų terminus. Taip klientas mato ne tik galutinę datą, bet ir veiksmus, kuriuos iki jos būtina atlikti.

Pirkimai ir investicijų dokumentai

Padedame įvertinti projektui taikomus pirkimų reikalavimus, peržiūrime komercinius pasiūlymus, sutartis, sąskaitas, apmokėjimo dokumentus ir turto priėmimo bei perdavimo įrodymus. Tikriname, ar perkamos investicijos, jų techniniai parametrai, kiekiai ir kainos atitinka patvirtintą projektą.

Mokėjimo prašymai

Rengiame mokėjimo prašymus ir sudarome konkrečiam projektui reikalingų dokumentų sąrašą. Patikriname, ar išlaidos patirtos tinkamu laikotarpiu, ar jos apmokėtos leistinu būdu ir ar jas pagrindžiantys dokumentai tarpusavyje sutampa.

Projekto pakeitimai

Pasikeitė tiekėjas, kaina, techniniai parametrai, įgyvendinimo terminas ar finansavimo šaltinis? Pirmiausia įvertiname, ar toks pakeitimas leidžiamas ir ar jam reikia išankstinio projektą administruojančios institucijos pritarimo. Jeigu reikia, parengiame prašymą ir argumentus.

Svarbu veikti tinkama tvarka. Kai pakeitimas pirmiausia įgyvendinamas, o tik po to bandoma jį suderinti, pasirinkimų lieka gerokai mažiau.

Atsakymai į institucijų paklausimus

Institucijos klausimą vertiname viso projekto kontekste. Atsakymas turi sutapti su paraiška, verslo planu, ankstesniais paaiškinimais, finansiniais skaičiavimais ir faktine projekto eiga. Todėl rengiame ne skubų formalų raštą, o aiškų, nuoseklų ir dokumentais pagrįstą atsakymą.

Ataskaitos ir pasirengimas patikroms

Rengiame tarpines, periodines, metines ir galutines ataskaitas, kai jos privalomos pagal konkrečią finansavimo priemonę. Prieš patikrą padedame susisteminti dokumentus, peržiūrėti investicijas, mokėjimus, apskaitą, viešinimo reikalavimus ir kitą tikrinamą informaciją.

Įsipareigojimai po projekto užbaigimo

Paramos išmokėjimas dar nereiškia, kad visi įsipareigojimai baigėsi. Kontrolės laikotarpiu gali reikėti išlaikyti veiklą, turtą, darbo vietas, projekto rodiklius ir atrankos balus, teikti ataskaitas ar vykdyti kitas finansavimo sąlygas. Šiuos įsipareigojimus taip pat stebime.

Kada verta kreiptis

Kreiptis verta, jeigu:

• gavote sprendimą skirti finansavimą ir norite aiškiai susidėlioti pirmuosius veiksmus.
• artėja mokėjimo prašymo, ataskaitos ar kitas projekto terminas.
• planuojate keisti investiciją, tiekėją, techninius parametrus, kainą ar įgyvendinimo terminą.
• faktinės investicijų kainos skiriasi nuo projekte numatytų sumų.
• gavote projektą administruojančios institucijos paklausimą.
• projekto rodikliai nepasiekti arba matote realią riziką jų nepasiekti.
• ruošiatės planinei ar neplaninei patikrai.
• norite perduoti administruoti kito konsultanto parengtą ar jau pradėtą projektą.
• reikia suderinti projekto dokumentus su finansinės apskaitos duomenimis.

Kur dažniausiai atsiranda rizika

Finansavimas gali būti sumažintas arba susigrąžintas ne vien tada, kai neįsigyjama numatyta investicija. Rizika atsiranda ir dėl pavėluoto dokumento, netinkamai atlikto pirkimo, neleistinu laikotarpiu patirtos išlaidos ar su apskaita nesutampančių duomenų.

• pavėluotai pateikti mokėjimo prašymai ar ataskaitos.
• netinkamai atlikti pirkimai arba nepakankamai pagrįstos kainos.
• išlaidos, patirtos neleistinu laikotarpiu ar apmokėtos netinkamu būdu.
• iš anksto nesuderinti investicijų, tiekėjų ar techninių parametrų pakeitimai.
• trūkstami arba tarpusavyje nesutampantys dokumentai.
• projekto dokumentų ir finansinės apskaitos neatitikimai.
• nepasiekti rodikliai ar neišlaikyti atrankos balais prisiimti įsipareigojimai.
• netinkamas įsigyto turto naudojimas, pardavimas ar perdavimas.
• nevykdomi viešinimo, veiklos tęstinumo ar kiti kontrolės laikotarpio reikalavimai.

Todėl sprendimą, kuris gali pakeisti patvirtinto projekto turinį, verta įvertinti prieš pasirašant sutartį, atliekant mokėjimą ar prisiimant kitą įsipareigojimą. Pirmiau įvertiname. Tada veikiame.

Kaip vyksta projekto administravimas

Susipažįstame su projektu

Peržiūrime paraišką, verslo planą, finansavimo sprendimą ar sutartį, projekto pakeitimus, susirašinėjimą su institucija ir jau atliktus veiksmus.

Sudarome aiškų darbų planą

Pažymime svarbiausius terminus, pirkimus, mokėjimus, ataskaitas, rodiklius ir kitus įsipareigojimus. Atskirai sutariame, kuriuos dokumentus pateikia klientas ir kuriuos darbus atliekame mes.

Prižiūrime einamuosius sprendimus

Prieš atliekant pirkimą ar keičiant projektą įvertiname, ar planuojamas veiksmas atitinka finansavimo sąlygas ir kokių dokumentų reikės.

Rengiame dokumentus institucijai

Rengiame mokėjimo prašymus, ataskaitas, paaiškinimus, atsakymus į paklausimus ir prašymus pakeisti projektą. Patikriname, ar pateikiami duomenys tarpusavyje neprieštarauja.

Užbaigiame projektą ir stebime kontrolės laikotarpį

Parengiame galutinius dokumentus ir padedame sekti po projekto užbaigimo galiojančius veiklos, turto naudojimo, rodiklių, atrankos balų ir kitus įsipareigojimus.

Kai reikia stipraus atsakymo

Institucijos paklausimas retai būna tik apie vieną sakinį ar vieną sąskaitą. Už klausimo dažnai slypi visas projektas: jo logika, ankstesni pareiškėjo paaiškinimai, skaičiavimai ir faktinės įgyvendinimo aplinkybės. Vienas neapgalvotas atsakymas gali išspręsti vieną klausimą, bet sukurti naują prieštaravimą kitoje projekto dalyje.

Todėl pirmiausia patikriname dokumentus ir tik tada formuluojame poziciją. Rengiame atsakymus į paklausimus, paaiškinimus dėl projekto aplinkybių, prieštaravimus ir skundams reikalingą projektinę, faktinę bei ekonominę argumentaciją.

Jeigu ginčui reikalingas teisinis situacijos vertinimas ar atstovavimas, bendradarbiaujame su kliento pasirinktais teisės specialistais.

Projekto dokumentai ir finansinė apskaita turi sutapti

Mokėjimo prašyme ar ataskaitoje pateikta suma turi sutapti su sąskaita, sutartimi, mokėjimo dokumentu ir finansinės apskaitos registru. Jeigu viename dokumente investicija įvardyta vienaip, kitame kitaip, o apskaitoje parodyta dar kita suma, klausimų kyla neišvengiamai.

Galime administruoti projektą ir kartu tvarkyti jo vykdytojo finansinę apskaitą. Matydami abi puses anksčiau pastebime trūkstamus dokumentus, neteisingai užregistruotą išlaidą ar neatitikimą, kuris vėliau galėtų turėti įtakos išlaidų tinkamumui.

Ką pateikti perduodant administruoti projektą

Perimant jau pradėtą projektą paprastai reikalingi šie dokumentai:

• pateikta paraiška ir jos priedai.
• verslo planas ir finansinės prognozės.
• finansavimo skyrimo sprendimas arba sutartis.
• patvirtinti projekto pakeitimai.
• susirašinėjimas su projektą administruojančia institucija.
• pirkimų dokumentai ir komerciniai pasiūlymai.
• sutartys, sąskaitos, priėmimo ir perdavimo aktai bei mokėjimo dokumentai.
• anksčiau pateikti mokėjimo prašymai ir ataskaitos.
• informacija apie įsigytas investicijas, pasiektus rodiklius ir likusius įsipareigojimus.

Jeigu dalies dokumentų neturite, tai dar nereiškia, kad projektas negali būti perimtas. Pirmiausia nustatysime, ko trūksta, kur informaciją galima rasti ir ką, esant galimybei, galima atkurti.

Kodėl verta kreiptis į Red Roof Estate

• Projektą vertiname kaip vieną visumą – nuo paraiškos ir investicijų iki apskaitos bei galutinių rodiklių.
• Sudėtingus reikalavimus paaiškiname paprastai, kad klientas žinotų, ką daryti ir kodėl to reikia.
• Prieš keičiant projektą įvertiname galimą poveikį finansavimui, atrankos balams ir kitiems įsipareigojimams.
• Atsakymus institucijoms grindžiame dokumentais, skaičiavimais ir nuoseklia projekto logika.
• Galime perimti kito konsultanto parengtą projektą ir lydėti jį iki užbaigimo bei per kontrolės laikotarpį.
• Kliento finansinę, veiklos ir asmeninę informaciją saugome konfidencialiai.

Atsakingas požiūris į projekto administravimą

Kiekvieną situaciją projektą administruojanti institucija vertina pagal konkrečios finansavimo priemonės taisykles, patvirtintą paraišką, faktines aplinkybes ir pateiktus dokumentus. Todėl negalime pažadėti, kad kiekvienas pakeitimas bus patvirtintas ar kiekviena išlaida bus pripažinta tinkama finansuoti.

Galime atsakingai išnagrinėti situaciją, parodyti realias rizikas ir parengti dokumentais bei skaičiavimais pagrindžiamą poziciją. Jeigu matome, kad planuojamas veiksmas gali sumažinti paramą ar sukelti jos susigrąžinimo riziką, apie tai pasakome prieš klientui priimant sprendimą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar administruojate kitų konsultantų parengtus projektus?

Taip. Galime perimti kito konsultanto parengtą arba jau pradėtą įgyvendinti projektą. Prieš susitardami dėl administravimo peržiūrime projekto dokumentus, atliktus pakeitimus, susirašinėjimą su institucija ir esamus įsipareigojimus.

Kada reikia kreiptis dėl projekto pakeitimo?

Dar prieš keičiant patvirtintą investiciją, techninius parametrus, tiekėją, terminą, veiklą, finansavimo šaltinį ar kitą esminį projekto duomenį. Pirmiausia reikia nustatyti, ar pakeitimas leidžiamas ir ar jam būtinas išankstinis institucijos pritarimas.

Ką daryti, jeigu pakeitimas jau atliktas arba išlaidos jau patirtos?

Reikia nedelsiant įvertinti faktines aplinkybes, projekto sąlygas ir turimus dokumentus. Galimybė suderinti jau įvykusį pakeitimą priklauso nuo konkrečios finansavimo priemonės ir pakeitimo pobūdžio. Tokiu atveju ypač svarbu nepateikti skuboto paaiškinimo, kuris prieštarautų kitiems projekto duomenims.

Kokie dokumentai reikalingi mokėjimo prašymui?

Tikslus sąrašas priklauso nuo finansavimo priemonės ir išlaidų rūšies. Dažniausiai reikalingos sutartys, sąskaitos, apmokėjimo dokumentai, prekių ar darbų priėmimo ir perdavimo įrodymai, pirkimų medžiaga ir įsigytų investicijų dokumentai. Prieš rengdami prašymą sudarome konkrečiam projektui pritaikytą sąrašą.

Ar padedate pasirengti projekto patikrai?

Taip. Padedame susisteminti dokumentus, patikrinti investicijas, mokėjimus, finansinę apskaitą, viešinimo reikalavimus ir kitą patikrai reikalingą informaciją.

Kas tikrinama projekto kontrolės laikotarpiu?

Tai priklauso nuo konkretaus projekto. Gali būti tikrinamas veiklos tęstinumas, įsigyto turto naudojimas ir išlaikymas, projekto rodikliai, darbo vietos, atrankos balais prisiimti įsipareigojimai, draudimas, apskaitos duomenys ir kitos finansavimo sąlygos.

Ar galite tvarkyti ir projekto vykdytojo finansinę apskaitą?

Taip. Galime tvarkyti projekto vykdytojo apskaitą ir kartu kontroliuoti, kad projekto išlaidos, mokėjimai bei apskaitos dokumentai būtų suderinti su paraiška, verslo planu ir finansavimo sąlygomis.

Ar padedate, kai institucija ketina sumažinti ar susigrąžinti paramą?

Taip. Išanalizuojame institucijos argumentus, projekto dokumentus ir faktines aplinkybes. Padedame parengti paaiškinimus, prieštaravimus ir skundams reikalingą projektinę, faktinę bei ekonominę argumentaciją. Jeigu būtinas teisinis vertinimas ar atstovavimas, bendradarbiaujame su kliento pasirinktais teisės specialistais.

Aptarkime jūsų projekto administravimą

Gavote finansavimą, artėja mokėjimo prašymo terminas, planuojate projekto pakeitimą, gavote institucijos paklausimą ar norite perduoti jau pradėtą projektą? Susisiekite. Pirmiausia susipažinsime su situacija, įvertinsime artimiausius terminus ir galimas rizikas, o tada aiškiai sutarsime, kokios pagalbos reikia.

Telefonas: +370 634 78159

El. paštas: redroofestate@gmail.com